Stabsrahmenübung als Praxistest für Ihre Veranstaltungssicherheit

Eine Stabsrahmenübung ist eine simulierte Übung, bei der eine konkrete Situation einer Veranstaltung realitätsnah durchgespielt wird. Im Mittelpunkt steht die Arbeit des Stabes: Wie werden Informationen aufgenommen, bewertet und in Entscheidungen überführt? Dabei werden Führungsorganisation, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Veranstalter, Behörden und BOS unter Zeitdruck getestet.

Ziel ist es, frühzeitig zu erkennen, ob Abläufe funktionieren und wo Anpassungen erforderlich sind. Die Stabsübung macht sichtbar, wie Führungsorganisation, Kommunikation und Entscheidungsprozesse tatsächlich greifen.

Warum eine Stabsrahmenübung bei Großveranstaltungen sinnvoll ist

Viele Abläufe sind im Vorfeld abgestimmt. Trotzdem entstehen im Betrieb häufig Situationen, die so nicht vorgesehen waren.

Typische Beobachtungen aus der Praxis:

Informationen liegen nicht gleichzeitig bei allen Beteiligten vor.

Entscheidungen werden parallel oder verzögert getroffen.

Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geklärt.

Lagebilder unterscheiden sich zwischen den Akteuren.

Gerade unter Zeitdruck wird deutlich, ob die geplanten Strukturen belastbar sind.

Eine Stabsrahmenübung hilft dabei, diese Punkte frühzeitig zu erkennen und einzuordnen.

Ziele der Stabsrahmenübung

Entscheidend ist nicht das konkrete Szenario, sondern wie der Stab Informationen verarbeitet, abstimmt und Entscheidungen trifft.

Aufbau und Funktion der Führungsorganisation

Es wird überprüft, ob Rollen, Zuständigkeiten und Strukturen klar definiert sind und im Ereignisfall wie vorgesehen ineinandergreifen.

Entscheidungsprozesse und Abstimmungswege

Die Übung zeigt, wie schnell und nachvollziehbar Entscheidungen getroffen werden und ob Abstimmungen zwischen den Beteiligten reibungslos funktionieren.

Zusammenarbeit zwischen Veranstalter, Behörden und BOS

Im Fokus steht, wie effektiv die unterschiedlichen Akteure zusammenarbeiten und Informationen austauschen.

Erstellung und Fortschreibung des Lagebildes

Es wird bewertet, ob ein gemeinsames Lagebild entsteht, aktuell gehalten wird und als verlässliche Grundlage für Entscheidungen dient.

Ablauf einer Stabsrahmenübung

Die Übung orientiert sich immer an Ihrer konkreten Veranstaltung.

Vorbereitung auf Basis Ihrer Veranstaltungskonzepte

Grundlage sind die vorhandenen Konzepte, zum Beispiel:

-Sicherheitskonzept und Risikoanalyse

-Notfall- und Evakuierungsplanung

-Verkehrskonzept

-Zufahrtsschutz

-Brandschutz

Ergänzend werden im Vorfeld einzelne Punkte mit beteiligten Akteuren abgestimmt.

Durchführung der Stabsübung im Simulationsprinzip

Die Übung bildet eine definierte Situation aus dem Veranstaltungsablauf ab.

-gespielt wird eine Stunde der Veranstaltung

-Zeitpunkt und Rahmenbedingungen sind vorgegeben

-Ereignisse treten in verdichteter Form auf

-die Kommunikation erfolgt über festgelegte Kontakte

-gibt es keinen Kontakt wird „Rest der Welt-Kontakt“ angerufen

Das Vorgehen folgt dem Simulationsprinzip. Ziel ist es, typische Belastungssituationen realistisch abzubilden.

Auswertung der Stabsrahmenübung

Während der Übung werden alle Abläufe dokumentiert.

In der anschließenden Auswertung werden insbesondere folgende Punkte betrachtet:

-Rollenverständnis und Führungsstruktur

-Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen

-Informationsflüsse und Kommunikation

-Qualität des Lagebildes

Die Ergebnisse werden gemeinsam besprochen und eingeordnet.

Typische Szenarien in der Stabsrahmenübung

Die Inhalte der Übung orientieren sich stets an Art, Größe und Ablauf Ihrer Veranstaltung. Dabei werden realistische Situationen gewählt, die im Veranstaltungsbetrieb auftreten können. So kann beispielsweise eine Wetterveränderung während eines laufenden Programmpunkts simuliert werden, ebenso wie sicherheitsrelevante Auffälligkeiten im Besucherbereich oder technische beziehungsweise organisatorische Störungen.

Entscheidend ist dabei nicht das einzelne Ereignis. Im Mittelpunkt steht vielmehr die Dynamik, die entsteht, wenn mehrere Entwicklungen gleichzeitig auftreten und koordiniert bewältigt werden müssen. Genau unter diesen Bedingungen zeigt sich, ob die Zusammenarbeit funktioniert und der Stab handlungsfähig bleibt.

Ergebnisse und Mehrwert für Ihre Veranstaltung

Die Erkenntnisse aus der Übung fließen direkt in die weitere Planung ein.

-bestehende Konzepte werden angepasst und ergänzt

-identifizierte Schwachstellen werden konkret adressiert

-Maßnahmen werden praxisnah weiterentwickelt

So entsteht ein belastbares Gesamtkonzept, das auch unter realen Bedingungen funktioniert.

Organisation und Aufwand der Stabsübung

Die Planung, Durchführung und Nachbereitung der Übung erfolgt durch EVS Safety.

Für Veranstalter und beteiligte Akteure entsteht ein klar strukturierter und zeitlich begrenzter Aufwand.

Einordnung der Stabsrahmenübung im Veranstaltungsprozess

Eine Stabsrahmenübung wird in der Regel durchgeführt, wenn die wesentlichen Konzepte vorliegen.

Sie eignet sich insbesondere:

-vor der finalen Abstimmung mit Behörden

-zur Vorbereitung auf die Veranstaltungsdurchführung

So können Anpassungen noch rechtzeitig umgesetzt werden.

Austausch zur Stabsrahmenübung für Ihre Veranstaltung

Gerne besprechen wir mit Ihnen, ob und in welcher Form eine Stabsrahmenübung für Ihre Veranstaltung sinnvoll ist.